S elon votre activité les frais généraux peuvent représenter de 20 à 40 % de dépenses de l’entreprise et jusqu’à 25 % de votre chiffre d’affaires.

De quoi avoir envie de regarder de plus près ce poste de charges… 

Je pars du principe que les équipes que je rencontre travaillent déjà bien ! Je suis là pour les aider à mieux performer en mettant à leur service mon temps et mes compétences.

Corinne, Experte Arexa Sénior en Achats Indirects

LE CONCEPT

Les frais généraux désignent l’ensemble des dépenses nécessaires au fonctionnement quotidien de l’entreprise, telles que : 

– Charges administratives, commerciales et salariales 
– Intérim et recrutement
– Loyers immobiliers et financiers
– Assurances
– Banques (frais bancaires)
– Abonnements et licences de logiciels
– Services techniques (logistique, accueil, entretien, surveillance…)
– Matériel informatique
– Consommables (fournitures de bureau, produits d’entretien…)
– Courrier et télécommunications
– Marketing et communication
… 

En résumé les frais généraux regroupent tous les frais en dehors de ceux directement liés à l’exploitation de l’activité (achats de marchandises, achats de matières premières…). 

LES ENJEUX

Parfois c’est par manque de temps, parfois le sujet est perçu comme trop complexe ou pas assez stratégique, souvent il y a d’autres priorités et on ne sait pas comment étudier le sujet… Les raisons de ne pas s’occuper de ses frais généraux sont multiples. Pourtant elles mènent toutes aux mêmes résultats : 

– Une inflation des dépenses indexées sur des évolutions de réglementations ou des évolutions de marchés non optimisées
– Des prix d’achat qui augmentent régulièrement
– Peu ou pas de maîtrise des conditions, des contrats et de la qualité de prestation
– Un manque d’innovation
– Des opportunités ratées d’améliorer la satisfaction des clients ou des employés  

En outre la réduction des frais généraux est un véritable levier de rentabilité de par leur poids significatif dans le résultat de l’entreprise. 

Des économies considérables sont possibles et de manière récurrente. Et ce n’est pas Corinne, notre experte AREXA Frais Généraux qui affirmera le contraire ! 

Corinne M. experte Achats depuis plusieurs années avec AREXA, accompagne bons nombres de nos clients sur la réduction, l’optimisation et la sécurisation de leurs frais généraux. C’est notre “archéologue” équipée d’une boite à outils unique et vous allez vite comprendre pourquoi 😊. 

Objectif : Dépoussiérer les contrats et avoir une vision globale 

Parfois, lorsque Corinne intervient dans une entreprise elle tombe sur des contrats très très anciens.  

“Pour la petite histoire, il y a un mois j’ai retrouvé chez un client un contrat qui datait de 1975 ! Ce sont des contrats oubliés, mis de côté parce que globalement “ça tourne”.” 

Si l’on prend l’exemple du contrôle de sécurité réglementaire, c’est typiquement un contrat de prestation qui peut être oublié. Le prestataire effectue les contrôles, le contrat est honoré, l’entreprise ne remet plus le nez dans les conditions et le temps passe. Or chaque année, les prix augmentent mais comme cette ligne ne pèse en apparence pas très lourd, on ne s’en aperçoit pas vraiment. En expertisant ce type de poste de charge, Corinne obtient jusqu’à 40% d’économie ! 

Bien souvent, les entreprises ont souvent tendance à se concentrer sur les achats dits stratégiques (de production…) et ne se penchent pas assez sur leurs frais généraux. Elles oublient qu’additionnées les vingt petites lignes de budget des frais généraux peuvent peser lourd à la fin.  

Bien sûr cela va dépendre de l’activité de l’entreprise. Corinne est intervenue dernièrement pour un grand groupe de Mutuelle pour lequel les frais généraux sont un poste très important. Plus que pour une PME dans l’agroalimentaire par exemple.  

Pour de nombreuses structures, la gestion des frais généraux est très éparpillée entre les services : “aux RH on va retrouver tous les achats qui touchent les salariés, l’assistante de Direction va être en charge des achats de fourniture, la maintenance des bâtiments et des machines va être gérée par une personne de l’entretien… Au final il n’y a pas de regard global sur l’ensemble de ces frais. Et c’est notamment ce que je viens apporter !” 

LA VALEUR AJOUTÉE DE CORINNE

1. Le temps  

Lorsque Corinne intervient pour un client, elle pose ses valises pour une mission de 3 à 4 mois ! Elle commence toujours par l’analyse de tous les contrats et de toutes les dépenses liées aux frais généraux. Elle utilise des outils de modélisation (datascience) pour détecter tous les potentiels de performance, tâche parfois complexe lorsque les documents étudiés ne sont pas numérisés. Elle procède ensuite à l’analyse de toutes ces données.  

2. L’expérience  

Cela fait 15 ans que Corinne fait de l’expertise sur les frais généraux donc souvent elle n’a besoin que d’un regard pour identifier si par exemple, le papier est acheté au bon prix ! Elle s’appuie également sur des benchmarks réactualisés réguliérement.

C’est d’ailleurs souvent le moment où les clients lui posent la fatidique question : “alors, combien je vais gagner?”. “À ce stade de la mission il est encore trop tôt pour le dire mais je sais par expérience que j’obtiens en moyenne 17% de gains sur les postes analysés !” 

3. Le réseau 

“Avec 15 ans d’expérience dans les frais généraux, ma force c’est aussi mon carnet d’adresse !”. Dans ses consultations, Corinne travaille toujours à périmètre identique, voire upgradé mais jamais en low cost.  

“Dernièrement j’ai travaillé sur un dossier pour une entreprise multi-sites sur le poste de nettoyage des locaux. Ils géraient donc autant de prestataires que de sites… Je n’ai pas choisi de mettre en concurrence chaque entreprise avec son concurrent local mais plutôt de consulter un groupement d’adhérents de petites entreprises. Cela nous a permis de garder cette proximité tout en bénéficiant de la force du groupe sur les process qualité, la formation… et de n’avoir qu’un seul interlocuteur ! Au final un process plus simple, plus clair, plus qualitatif et 19% d’économies à la clé!”.  

4. L’accompagnement  

Durant sa mission, Corinne accompagne la mise en place et le déploiement des nouveaux contrats. Et c’est probablement ce qu’elle préfère dans son métier : transmettre ses “astuces d’acheteurs”, transférer ses compétences auprès des équipes pour qu’elles soient autonomes sur la gestion de ces contrats par la suite.  

“Je pars du principe que les équipes que je rencontre travaillent déjà bien ! Je suis là pour les aider à mieux performer en mettant à leur service mon temps et mes compétences.” 

C’est ce travail de proximité qui l’anime au quotidien, des valeurs qu’elle retrouve chez AREXA car comme elle aime à le dire “avec AREXA, on parle le même langage !”.  

Alors, vos frais généraux, on en parle ensemble ?